Prowadzenie dokumentacji kadrowej jest jednym z podstawowych obowiązków pracowników administracyjnych. Oprócz strategii, procesów oraz normujących ich procedur, każde przedsiębiorstwo musi tworzyć i przechowywać wymaganą prawem dokumentację kadrowo-płacową. W wielu przypadkach można już odejść od dokumentacji w formie papierowej (lub dokonać digitalizacji dokumentów kadrowych), co pozwala na zarządzanie nią w systemach IT.
Polski Kodeks pracy rekomenduje zawieranie umowy o pracę w formie pisemnej. Stanowi ona gwarancję jasnego ustalenia wzajemnych zobowiązań pracodawcy (wynagrodzenie i miejsce pracy) oraz pracownika (zakres obowiązków, wymiar czasu pracy). Do niedawna podpisanie umowy o pracę wymagało papierowego wniosku o zatrudnienie, który przekazywano osobom upoważnionym do podpisu. Obecnie – dzięki zastosowaniu nowoczesnych systemów informatycznych – wniosek o zatrudnienie może być generowany przez jednostkę organizacyjną z wakatem, zatwierdzany przez kadry (pod względem formalnym), kontroling (pod kątem dostępnego budżetu w linii wynagrodzeń) oraz przez zwierzchnika jednostki organizacyjnej, posiadającego uprawnienia do akceptacji umowy o pracę. Wszelkie stopnie akceptacji są realizowane za pośrednictwem systemów elektronicznych, a w pełni zaakceptowany wniosek, jest realizowany w formie wydruku umowy o pracę przez dział kadr. Zmiana jakościowa procesu zatrudniania jest bardzo odczuwalna: nikt nie musi nosić papierowych dokumentów, nie zalegają one po sekretariatach, a osoba uprawniona może w każdej chwili sprawdzić postęp procesu akceptacji.
Elektroniczny obieg dokumentów jest wykorzystywany w wielu procesach kadrowych: zatrudnianie, zwalnianie, przeszeregowanie (awans), zmiana wymiaru czasu pracy, zakresu obowiązków lub wynagrodzenia. Szczególnie efektywnie realizuje procesy wymagające comiesięcznej akceptacji – ewidencje czasu pracy oraz arkusze nadgodzin zazwyczaj akceptowane przez bezpośredniego przełożonego oraz przez właściciela budżetu wynagrodzeń.
System IT jest przede wszystkim wielkim wsparciem dla działu kadr – wszelkie dokumenty można w każdej chwili pobrać i przeczytać lub wydrukować. Archiwum jest tylko miejscem przechowywania oryginałów przez okres wymagany przez prawo pracy. Nie ma potrzeby przeszukiwania teczek na potrzeby bieżącej obsługi kadrowej.
Większość systemów informatycznych wspierających zarządzanie dokumentacją kadrową odzwierciedla tradycyjną strukturę akt osobowych wymaganą przez kodeks pracy. Każdy z dokumentów pracowniczych jest przypisywany do konkretnych kategorii, a ponadto przyporządkowany do obowiązkowych części teczki pracowniczej. Oprócz akt osobowych system pozwala na przechowywanie dowolnych dokumentów, systematyzowanie ich w konkretne zbiory np. dotyczące umów cywilnoprawnych czy samozatrudnienia (wszelkiego typu umowy B2B)
Każdy rejestrowany dokument można odpowiednio opisać, co pomoże później przy wyszukiwaniu wprowadzonych dokumentów (np. według daty rejestracji, okresu obowiązywania, wysokości stawki, formy zatrudniania).
Wyszukiwarki (działające według wybranych parametrów) pozwalają na natychmiastowe generowanie raportów, a układ raportów jest w pełni edytowalny przez pracownika HR – można modyfikować zarówno zakres danych jak i kolejność kolumn.
Firmy IT oferują wiele rozwiązań informatycznych wspierających funkcje kadrowe. Przed podjęciem decyzji o zakupie konkretnego oprogramowania należy dokładnie sprawdzić zakres funkcji i ocenić ich przydatność dla pracowników kadrowych. Jednym z popularnych systemów jest FlexiHRM, który jest całkowicie samodzielnym rozwiązaniem zaprojektowanym na potrzeby zarządzania dokumentami pracowniczymi z uwzględnieniem przepisów prawa pracy. Dobry system wspierający kadry powinien mieć możliwość digitalizacji dokumentów – najlepiej, jeśli jest zintegrowany ze skanerem umożliwiającym zeskanowanie i wczytanie wielu dokumentów jednocześnie. Dokumenty są dzielone na pojedyncze zadania i ustawione w kolejce do przetworzenia przez użytkownika (kontrola jakości skanu, opisanie i oznaczenie dokumentu na potrzeby archiwizacji). Na każdym etapie przetwarzania dostępny jest obraz dokumentu, który można wyświetlić bezpośrednio na pulpicie.
Początek XXI wieku przyniósł znaczne przyspieszenie procesu cyfryzacji. Pociąga to za sobą zmianę prawa, które musi zostać dostosowane do współczesnych realiów, ale także wymusza zastosowanie nowoczesnych rozwiązań przy organizacji pracy w firmie. Jeśli dostępne na rynku rozwiązania pomagają zoptymalizować pracę, warto po nie sięgnąć.
Autor