Obowiązkiem spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, czyli popularnej spółki z o.o. jest prowadzenie pełnej księgowości. Podstawą jest tutaj posiadanie oddzielnego rachunku firmowego, na którym są rejestrowane wszystkie operacje finansowe oraz bezwzględna konieczność powiązania tych operacji ze stosownymi dokumentami wprowadzonymi do ksiąg rachunkowych, między innymi fakturami, ale nie tylko. Dowodem wydatkowania pieniędzy spółki mogą być umowy lub inne dokumenty potwierdzające prawdziwość i zasadność danej operacji finansowej. Na koniec roku spółka z o.o. ma obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego, rachunku zysków i strat oraz bilansu. Oczywiście pozostaje konieczność terminowych rozliczeń fiskalnych – zarówno okresowych, jak i rocznych oraz regulowania wszelkiego typu innych zobowiązań wynikających z działalności przedsiębiorstwa, między innymi opłat dotyczących zatrudnionych pracowników.
Dodając powyższe do bieżącej działalności firmy wynikającej z jej profilu – otrzymujemy całkiem spory materiał księgowy do przerobienia. Oczywistością jest, że osoba bez odpowiednich kwalifikacji – w dodatku wykonująca na co dzień zupełnie inny typ zadań – nie poradzi sobie z tymi obowiązkami. Ryzyko popełnienia błędów jest duże, a konsekwencje mogą być bardzo poważne. Mitem jest bowiem uproszczone stwierdzenie, że działalność spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest obarczona mniejszym finansowym ryzykiem od jednoosobowej działalności gospodarczej, gdyż nie odpowiada się tutaj własnym majątkiem. Istotą dobrze prowadzonej księgowości w spółce z o.o. jest profesjonalizm, rzetelność i odpowiednie możliwości – czas, zaplecze technologiczne i know-how.
Za wszelkie działania księgowe – zarówno związane z prawidłowym wypełnianiem i rozliczaniem operacji finansowych jak i za terminowość dokonywania rozliczeń odpowiadają:
Warto upewnić się, że biuro rachunkowe czy księgowe prowadzące księgowość spółki ma odpowiednie uprawnienia oraz, że posiada wykupione OC na okoliczność ryzyka wykonywania swojej działalności.
Odpowiedź nasuwa się sama – prowadzić ją w sposób profesjonalny. Należy wdrożyć odpowiednie procedury, które usprawnią obieg i archiwizowanie dokumentów – w szczególności fiskalnych. Pracownicy mający dostęp do tej dokumentacji muszą zostać odpowiednio przeszkoleni, a osoby lub firmy odpowiadające za nią powinny mieć stosowne kwalifikacje. Zatrudniając księgowego zwykle prowadzi się wnikliwą weryfikację uprawnień i kompetencji kandydata. Zlecając prowadzenie księgowości firmie zewnętrznej również powinno się sprawdzić jej uprawnienia i rekomendacje.
Kolejnym elementem pozwalającym usprawnić księgowość w spółce z o.o. jest zoptymalizowanie działań – przeorganizowanie działu, zautomatyzowanie procesów, a nawet outsourcowanie tej części działalności do biura rachunkowego. W ostatnim przypadku najczęściej okazuje się, że koszty znacznie się obniżają przy jednoczesnej poprawie wyników. Wszystkie obowiązki i koszty związane z zatrudnianiem, szkoleniem i zapewnieniem odpowiednich narzędzi i miejsca pracy pozostają po stronie biura rachunkowego, a dodatkowym atutem jest przejęcie odpowiedzialności finansowej za ewentualne błędy. Dobre biura księgowe posiadają rozszerzone polisy OC obejmujące nie tylko wymagane aspekty ryzyka, ale również mniej typowe przypadki wynikające z prowadzonej działalności.
Autor